「Forecast(予測)」が追加された Omnifoucus 2 for Mac はアップグレードする価値が大いにあると思います

OmniFocus for Mac 600

先日、待ちに待った Omnifocus 2 for Mac がリリースされました。
Omnifocus 2 for Mac がついにリリースされたので、Standard と Pro の違いとアップグレード方法をまとめてみた | R

「Omnifoucus 1」は、ぱっと見がどことなくとっつきにくい印象でしたが、「Omnifoucus 2」は、ユーザーインターフェースが新しくなって、見やすくなり、ユーザーフレンドリーになった気がします。

OmniFocus 2
カテゴリ: 仕事効率化
価格: ¥4,000 (記事公開時)
App

1 はなんとなく難解な印象で、「もしかしたら、まったく使いこなせていないのではなかろうか?」「高額アプリを買っておきながら、無駄にしているのではなかろうか?」と思わされていました。ところが UI が新しくなった 2 は、「あの有名な多機能 GTD アプリを、この俺が、使いこなせてんじゃねぇ?」と思わせてくれます。

これは非常に大切な要素だと思います。Omnifocus を使うようになってから、以前よりタスクの管理ができているし、やらなくてはいけないこと、やったほうがいいこと、やりたいことなどを実行できています。(まだ改善の余地があるとは感じていますが。。。)
効果が出ているにもかかわらず、どことなく不安な気持ちになってしまっては、アプリの印象もよくないし、購入したユーザーとしても少々不幸な気がします。
Omnifocus を使いこなすのが目的ではなく、効率よくタスクを管理して、それを粛々と実行に移すのが目的ですから、今回のバージョンアップは、非常に好印象です。楽しんで使うことができます。高度な使い方なんて、必要になったときに覚えればよいのです。

今回追加された機能の中でも、Forecast は、一番の歓迎ポイントです。2 にアップグレードしてよかった!(私の場合、無料ですが。。。)

Omnifocus のおすすめ機能 Forecast とは

先行してアップデートされていた iPhone版をお使いの方には、既におなじみだと思いますが、日本語化されている iPhone版だと「予測」という機能です。
いままでは、この「予測」を確認したくて、目の前に Mac があるときでも iPhone を開いていました。

Omnifocus2 iPhone Forecast

「期限が設定されているタスク」とカレンダーの予定が表示されます。

なぜ、「Forecast(予測)」があると嬉しいのか?

GTD では「プロジェクト = 求めている結果」にもとづいて、そのために「次に取るべき行動のリスト」を作成することが柱になります。これを Omnifocus に当てはめると、「プロジェクト = プロジェクト(そのまま)」「次に取るべき行動のリスト = コンテキスト」になるかと思います。
しかし、GTD を始めたばかりだと、なかなか適切なプロジェクトやコンテキストに割り振ることができない場面も多々あります。
そこで、私は「Forecast」を活用します。

期限のあるタスクは、期限までに実行

通常の ToDoリストのアプリでも、実行すべきタスクに期限がある場合は、登録したタスクに期限の設定をすると思います。Omnifocus では、期限が設定されていれば、「Forecast」にリスト表示されます。
これにより、GTD を導入したはいいけど、不慣れなために適切なコンテキストの設定が出来ず、大事なタスクを忘れてしまうことを避けられます。
まぁこれは、タスク管理アプリだから、普通ですね。期限設定していれば、当然通知も入るし。

適切なプロジェクトやコンテキストがすぐに思いつかない場合は、期限付きのタスクとして登録する

Omnifocus に登録したにもかかわらず、プロジェクトやコンテキストが設定されていないタスクというのは、ある意味では「そのタスクに、適切なプロジェクトやコンテキストを設定することが、新たなタスク」と言えます。
通常、このようなタスクは GTD では、Inbox に入れておいて、週次レビューで、適切なプロジェクトやコンテキストに割り振ります。
しかし、半年ほど GTD を実践して思うことは、週次レビューの際に、必ずしも適切なプロジェクトやコンテキストが思いつくとは限りません。大量にタスクを登録している場合、正直、週次レビューが苦痛になります。そして、週次レビューの際に、適切なプロジェクトやコンテキストが思いつかないタスクをスルーして、とりあえず、週次レビューを終わらせてしまいます。
そんな不完全な週次レビューを繰り返していると、週次レビューの際に、毎回その行き場のないタスクを、何も考えずにスルーするようになってしまいます。

GTD の目的は、タスクをすべて書き出すことによって、いまやらなくていいことは「いまは忘れて」、「いまできることを実行する」。そして、その積み重ねで、やがて「プロジェクトを実現する」ことにあります。しかし、適切なコンテキストにも入っておらず、週次レビューでも無視されるタスク。。。たぶんそのタスクは、一生実行されません。

これでは、ToDoリストを使っていた頃に逆戻りです。期限があるものは実行するけど、その他はリスト化して終わり。。。

これを避けるために、私は、「適切なプロジェクトやコンテキストが設定されていないタスクに、適切なプロジェクトやコンテキストを設定すること」も、なるべく早く実行すべきタスクだと考えています。

そのため、とりあえず新しいタスクは、その日の日付で期限を設定して、Omnifocus に登録します。これで、頻繁に確認する 「Forecast」に表示されるので、少なくとも、本当に必要なタスクなのか?何のために必要なのか?実行するのはいつ?実行には何が必要?といった GTD に必要な要素を考える機会が増えます。
いつまでも「Forecast」に転がっていると邪魔だから、場合によっては、外出先で思いついて、Omnifocus に入れておいたタスクを、帰宅後に「Forecast」を確認して、そのまま実行してしまったりします。2分以内でできることは、その場で実行するのも GTD の基本ですから。

移動中などに iPhone でみて、じっくり読む時間がなく、必要かどうかその場では判断できなかったけど、気になったサイトなども Omnifocus に入れておきます。

Omnifocus2 Mac Forecast 01

今後、実行することができる(実行するべき)タスクをリストで確認できます。日付をまたいで確認できるので、iPhone より視認性高し!

カレンダーに登録されれている予定も、一緒に確認できます。GTD では期限が決まっているタスクは、カレンダーに登録するのもありだから、どっちを使うかはケース・バイ・ケースですかね。

Omnifocus2 Mac Forecast 02

左のカレンダーで日付をクリックすると、その日だけのタスクを確認できます。こっちが iPhone版に近いですね。

Omnifocus2 Mac Forecast 03

すぐに実行する必要がなかったり、できなかったりするけど、「適切なプロジェクトやコンテキストを設定してあげるのが、タスク」なタスクたち。
う〜ん。目障り!この目障りな感じが、早く何とかしようという気にさせてくれます。

まとめ

以下のタスクは「Forecast」を使うと便利です。

  • 期限付き ToDo のリストとして
  • プロジェクトやコンテキストが決まっていないタスク

これだけ。これだけなのに、なぜこんなにまとまらない文章になった?ごめんなさい。少しずつ精進します。

余談

Omnifocus & GTD は素晴らしいけど、初めに GTD について理解しないといけないのがネックですよね。それが、新たなタスクだったり。。。

私は、Omnifocus を使ってみたくなったときに、その前に GTD を理解する必要があると感じて、1冊本を読みました。

この本です。GTD 本は、他にもあるんですけど、とりあえずこれだけ読んで実行しています。さらに必要とするほど、まだ自分の使い方が洗練されていないので。もう少し基本を消化してから、他の本も読んでみようと思っています。
GTD には非常に感銘をうけたので、いずれアプリの紹介だけではなく、GTD そのものについても説明できるような文章力を身につけたい。

OmniFocus 2
カテゴリ: 仕事効率化
価格: ¥4,000 (記事公開時)
App
OmniFocus 2 for iPhone
カテゴリ: 仕事効率化
価格: ¥2,000 (記事公開時)
App
OmniFocus 2 for iPad
カテゴリ: 仕事効率化
価格: ¥3,000 (記事公開時)
App
スポンサーリンク